Tutti i prodotti di un’azienda hanno bisogno di una documentazione tecnica, sia questa un manuale d’istruzioni, una scheda prodotto per la manutenzione, o uno schema per il montaggio.
Qualunque tipologia di prodotto, infatti, deve rispondere sia al mercato, sia alle norme legali in vigore. Un prodotto necessita della documentazione tecnica per ottemperare a obblighi normativi, quali ad esempio le regolamentazioni nazionali o internazionali, l’adeguamento alle specifiche tecniche richieste nel Paese di esportazione, altre certificazioni. La documentazione tecnica assume però anche una rilevanza commerciale: da un lato, serve a comunicare le caratteristiche del prodotto e le sue funzionalità così da venderlo, e dall’altro, quando ben fatta, contribuisce al corretto utilizzo e manutenzione del prodotto e quindi alla soddisfazione del cliente. Un cliente soddisfatto sarà più incline a riacquistare il prodotto, a lasciare una recensione positiva, a stimolare altri acquisti con il passaparola.
Per tutte queste ragioni, qualsiasi prodotto ha bisogno della relativa documentazione tecnica, che non è più un semplice corredo al prodotto ma un bene in sé.
Nulla è così semplice da non dover essere spiegato
A volte può sembrare che un prodotto semplice non abbia bisogno di documentazione tecnica che ne illustri caratteristiche e funzionamento. Non è così: non solo ci sono obblighi normativi, ma la documentazione tecnica è indispensabile per spiegare come il prodotto va assemblato, installato, mantenuto, utilizzato in sicurezza e infine smaltito.
Come capire quale documentazione tecnica è necessaria
La redazione di una documentazione tecnica corretta ed efficace non è semplice, e ha bisogno di specialisti interni all’azienda o che collaborino a stretto contatto con l’azienda.
Occorre infatti considerare le disposizioni normative vigenti, ma anche le richieste del mercato e il modus operandi proprio dell’azienda. La documentazione tecnica, infatti, serve non solo al mercato inteso come utenti finali, ma anche alla rete di distributori, rivenditori, manutentori dell’azienda.
La documentazione tecnica: un costo o un risparmio?
Considerare la documentazione tecnica come una spiacevole incombenza burocratica è un errore. L’investimento di risorse adeguate in termini di budget e persone consente la realizzazione di una documentazione tecnica di qualità. Una documentazione tecnica di qualità, come menzionato, agevola in primo luogo la rete commerciale nel vendere e diffondere il prodotto. Inoltre, migliora l’esperienza di acquisto e di uso del cliente. È noto che è estremamente meno costoso, per un’azienda, mantenere un cliente che ripete l’acquisto che procurarsi nuovi clienti. Un cliente soddisfatto, anche grazie a una buona comunicazione tecnica, tenderà a ripetere l’acquisto e a promuovere il prodotto presso la propria rete. La documentazione tecnica redatta da professionisti, inoltre, adotta fin dal principio il punto di vista dell’utente finale, rendendo non solo più facile comprendere l’utilizzo del prodotto ma riuscendo a prevenire le domande e i dubbi dell’utente. Ciò contribuisce certamente a attenuare il carico di lavoro relativo alla gestione del post-vendita. Se l’utente trova una documentazione che risolve i problemi, non dovrà telefonare, mandare e-mail, contattare il supporto dell’azienda, con un risparmio per entrambi.
Una caratteristica spesso sottovalutata da parte dell’azienda è nel valore che questa ricopre nel presentare l’immagine dell’azienda. Attraverso la documentazione tecnica, infatti, l’azienda comunica con il cliente. Una documentazione tecnica poco curata, o con errori, inevitabilmente trasmette un’idea negativa dell’azienda: la reputazione aziendale è un bene troppo importante per metterlo in pericolo con una documentazione tecnica non all’altezza.
La comunicazione tecnica passa dunque da costo a investimento, che contribuisce al migliorare l’efficienza e la produttività aziendale, a migliorare il processo d’acquisto e d’uso dell’utente, e a promuovere una immagine seria e competente dell’aziende al pubblico. Ecco perché è importante rivolgersi a professionisti di comprovata esperienza nella redazione di documentazione tecnica. Technolab Communication, forte di oltre 25 anni di esperienza, collabora con le aziende partner per fornire soluzioni efficaci e personalizzate di documentazione tecnica: manuali d’uso e manutenzione, cataloghi, disegni tecnici, foto, filmati, animazioni anche 3D, per costruire insieme il successo dell’azienda nel mercato nazionale ed estero.
