La comunicazione tecnica aziendale è un bene prezioso, parchè trasmette informazioni cruciali dall’azienda all’utilizzatore. Tuttavia, in molte aziende, è tra le prime voci di spesa per le quali si cerca di ridurre i costi. L’equivoco nasce probabilmente dal considerare la comunicazione come un servizio accessorio del prodotto o del servizio offerto, e non come un autentico prodotto a sé stante. Invece, una comunicazione tecnica precisa e accurata possiede un valore intrinseco di fondamentale importanza, non solo per un uso corretto e sicuro del prodotto, ma anche per il risparmio stesso che la comunicazione tecnica può generare. Il funzionamento di un prodotto, un macchinario, un impianto, un servizio, quando descritto in modo chiaro, permette un aumento dell’efficienza dell’operatore e quindi della produttività aziendale.
Le caratteristiche di una buona comunicazione tecnica
Un testo tecnico chiaro ed efficace non possiede solo caratteristiche di correttezza formale. Si tratta di molto di più di un uso della lingua grammaticalmente corretto. Il testo, o anche l’illustrazione tecnica, deve essere adeguato allo scopo da comunicare, dal punto di vista dell’utente. Deve, inoltre, essere abbastanza dettagliato per fugare dubbi, ma non troppo prolisso per evitare di creare confusione. Il valore della comunicazione tecnica risulta evidente. Occorre fare attenzione al rovescio della medaglia: se una documentazione tecnica ben fatta apporta numerosi benefici, una documentazione tecnica poco accurata è in grado di danneggiare sensibilmente l’azienda.
Gli errori più diffusi in una documentazione tecnica mal fatta
Ecco 8 errori da non fare quando bisogna redigere la comunicazione tecnica in azienda:
- Non fare trovare all’utente ciò che cerca. Il manuale peggiore è quello che non fornisce le risposte all’utente quanto questi le cerca. Dobbiamo fare in modo che la nostra comunicazione tecnica, sia essa in forma di manuale, o di illustrazione, o di video, sia chiara, ben strutturata, facilmente accessibile.
- Non curare la qualità della documentazione. Agli occhi dell’utente, la documentazione tecnica esprime la qualità dell’azienda. Una comunicazione tecnica aziendale ben fatta trasmette l’idea di una azienda competente e di qualità.
- Far perdere tempo in richieste ulteriori. Una comunicazione tecnica completa fa risparmiare tempo. Se l’utente trova le risposte che cerca nella documentazione tecnica, non avrà bisogno di richiedere ulteriori informazioni, telefonare, inviare e-mail. Con una documentazione tecnica completa non è solo l’utente a risparmiare tempo, ma anche l’azienda, con i benefici economici che ne conseguono.
- Non spiegare in dettaglio. La documentazione tecnica serve non solo agli utenti finali, ma anche alla rete commerciale che cura la diffusione del prodotto o del servizio. Una documentazione completa e dettagliata aiuta la rete commerciale a rispondere a tutte le possibili domande dei clienti, dando loro concrete possibilità in più per chiudere la vendita.
- Non considerare la possibilità di controlli. Una documentazione tecnica accurata evita i problemi in caso di accertamenti. Gli enti predisposti al controllo verificano in primo luogo la documentazione tecnica in possesso dell’azienda. Se questa è corretta, la verifica procede più speditamente con meno perdite di tempo.
- Trascurare la competenza del comunicatore tecnico. Il comunicatore tecnico, redigendo la documentazione tecnica, impara a conoscere in profondità il prodotto, il servizio, il processo che descrive. È quindi una delle non molte persone in grado di rilevare anche quei piccoli difetti di un prodotto, che possono sfuggire ad una verifica più generale. Una volta rilevati, i possibili difetti o lacune del prodotto possono essere corretti e migliorati.
- Incorrere in cause legali per una documentazione tecnica inadeguata. Un fattore trascurato ma di fondamentale importanza riguarda la ricaduta sulla sicurezza della documentazione tecnica. Se la documentazione è carente, può causare un uso errato del prodotto e quindi danni a persone o cose. Una documentazione fatta bene, invece, con particolare attenzione all’esperienza dell’utente e alla sua sicurezza, evita dal principio un uso errato del prodotto e quindi il rischio di danni.
- Non documentare le procedure e le norme aziendali. Una documentazione tecnica aziendale riguardanti i processi permette di standardizzare e diffondere a tutti i lavoratori le buone pratiche, aumentando la produttività.
Allo stesso modo, in caso di turn over e di inserimento di nuove persone, l’avere a disposizione una documentazione chiara ed efficace permette alle nuove risorse di inserirsi meglio e più rapidamente in azienda.
A chi affidare la comunicazione tecnica dell’azienda
Per non incorrere in questi errori, è opportuno affidarsi a professionisti della comunicazione tecnica. Technolab Communication, con oltre 25 anni di esperienza, è il partner ideale per realizzare una documentazione tecnica aziendale chiara, efficiente e corretta.
