Come è fatto un buon catalogo ricambi
Qualunque prodotto è soggetto ad usura. Questo fatto crea la necessità di prodotti di ricambio, che possano sostituire la parte usurata riportando la macchina ad uno stato di efficienza. La sostituzione di componenti di una macchina con parti di ricambio è un’operazione delicata, che inizia con l’individuazione precisa dell’elemento da sostituire e delle istruzioni per procedere. Per questo entra in gioco fin da subito la documentazione tecnica. Se il catalogo di ricambi è ben redatto, sarà più facile individuare con precisione l’elemento necessario. Se le istruzioni per la sostituzione sono chiare e comprensibili, l’operazione potrà procedere in modo più rapido e con minori possibilità di errori, salvando la produttività.
Un catalogo ricambi accurato risulta, così, vantaggioso sia per l’utente finale che per l’azienda. Spesso, infatti, l’esistenza di un catalogo ricambi, che in alcuni casi è obbligatoria per legge, è percepita come una sgradevole necessità da parte dell’azienda. Invece un buon catalogo ricambi rappresenta un’ottima occasione per distinguersi dalle aziende concorrenti, offrendo un servizio migliore e altamente apprezzato all’utente. Si può dire che un catalogo e le istruzioni di ricambio ben redatte aiutino a rafforzare il legame con il cliente, e quindi a fidelizzarlo. Inoltre, rappresenta, per le aziende, un’opportunità di profitto. Il cliente che cerca un pezzo di ricambio, se dispone di un catalogo ben redatto che comunica correttamente, sarà propenso a rivolgersi direttamente all’azienda, senza ricorrere alla rete di distributori. L’azienda può così vendere il pezzo di ricambio direttamente all’acquirente.
Perché un catalogo ricambi accurato fa la differenza
Quando il cliente ha necessità di un ricambio, deve riuscire in primo luogo a identificare con certezza quale componente è da sostituire. In seguito, deve accertarsi che il pezzo sostitutivo sia quello corretto, ossia che sia rintracciabile, pronto alla consegna e compatibile con il macchinario. Molte volte accade invece l’esatto contrario. Pur disponendo della documentazione tecnica, risulta innanzitutto difficile individuare il pezzo da sostituire. In seguito, non è chiaro quale elemento può fungere da ricambio, dato che vengono usati codici diversi, o la rete di distribuzione possiede prodotti la cui compatibilità non è certa.
Questo genere di problematiche, purtroppo piuttosto diffuso, nasce spesso da una documentazione tecnica poco accurata. A volte la documentazione tecnica per i ricambi è costituita da qualche disegno esploso allegato al manuale e poco altro. Da questo nascono i problemi di identificazione del pezzo, del suo sostituto, e la scarsa fiducia che l’utente percepisce riguardo alla possibilità di risolvere il problema. Questa inefficienza causa, com’è evidente, una perdita economica per la macchina o l’impianto non in funzione, ma anche una perdita in immagine e in reputazione aziendale, e di soddisfazione del cliente.
Come redigere un buon catalogo ricambi
Per redigere un accurato manuale di ricambio occorre partire dalla documentazione tecnica del prodotto. Se questo non fosse possibile, i professionisti della comunicazione tecnica possono acquisire le informazioni direttamente dalla macchina o dall’impianto. Il personale specializzato di Technolab Communication è in grado di reperire in autonomia le informazioni necessarie direttamente dalla macchina o dall’impianto, attraverso foto e filmati.
Ricorrendo alle risorse multimediali, è possibile redigere un catalogo comprendente disegni esplosi, fotografie e filmati. Infatti, oggigiorno i cataloghi di ricambio non sono più vincolati alla forma cartacea tradizionale. I cataloghi possono essere realizzati in formato pdf, in modo da essere facilmente distribuito anche per e-mail o attraverso supporti come drive usb o cd-rom. Il catalogo può anche essere in creato in formato HTML e pubblicato su una pagina web, per esempio in una sezione apposita del sito aziendale. Eventualmente è possibile subordinare la visione della pagina alla creazione di un account, in modo da proteggere con una password i contenuti e monitorare chi vi fa accesso. Alcuni settori, come l’automotive, possono trarre grande giovamento da manuali di istruzione o cataloghi ricambio che impiegano supporti video. Un video tutorial trasmette le informazioni in modo più diretto e quindi più efficace.
Anche la realtà aumentata è un modo innovativo e efficace di comunicare informazioni tecniche. Un software apposito consente la visualizzazione del pezzo, con i relativi codici, descrizioni, catalogazione, prezzo e tutte le altre informazioni necessari. A ciò si può aggiungere anche una descrizione attraverso un audio o sottotitoli, anche multilingua. Con un prodotto di comunicazione all’avanguardia, facile da usare, chiaro, e usufruibile dall’utente finale anche all’estero, l’azienda può offrire un servizio di alto livello.
In sintesi: 3 vantaggi per l’utente
Miglior uso del prodotto
Il cliente finale con un buon catalogo ricambi riesce ad indentificare prima quale può essere il problema della macchina o dell’impianto e può richiedere l’assistenza necessaria in modo diretto e chiaro.
Lo stesso si può dire per i manutentori e gli installatori del prodotto: se dispongono di un manuale per i ricambi ben fatto, dispongono di uno strumento in grado di aiutarli enormemente nella loro mansione, risparmiando tempo e guadagnando in efficienza.
Ricerca ed identificazione del ricambio immediata
Un catalogo ricambi ben redatto è un catalogo organizzato in modo metodico, che permette di trovare subito e con certezza il pezzo o la procedura di cui si ha bisogno. Ciascun elemento del catalogo è organizzato per codici e matricole, descrizione, prezzi, e tutti gli altri parametri che lo identificano. Il catalogo così strutturato permette di usare filtri e rendere assai più agevole e sicura la ricerca del pezzo necessario.
Risparmio di tempo e maggiore efficienza
Un catalogo ben redatto e consultato riduce drasticamente i tempi necessari ad identificare il problema e chiederne la sostituzione. Non sono necessari richieste generiche all’assistenza clienti, telefonate, invio di e-mail con foto in allegato, o addirittura sopralluoghi solo per capire qual è il problema. Tutte queste fasi improduttive, che generano una perdita economica sia al cliente che all’azienda, possono essere eliminate se il catalogo permette di individuare immediatamente e con sicurezza quale ricambio è necessario. Anche per questo un manuale deve essere redatto da professionisti.
Il pezzo di ricambio viene ordinato velocemente e attraverso i canali ufficiali
Un catalogo ben redatto, facile e veloce da consultare sicuramente inviterà il cliente a rivolgersi direttamente all’azienda produttrice per chiedere assistenza e ricambio. In questo modo, l’azienda può realizzare un profitto con la vendita del ricambio, e soprattutto evita che il cliente si rivolga a intermediari, specialmente se non autorizzati. Con intermediari non autorizzati esiste il rischio che disguidi relativi alla consegna e alla compatibilità del pezzo si ripercuotano sulla reputazione dell’azienda, anche se questa non ne è direttamente responsabile.
In sintesi: 3 vantaggi per l’azienda
Miglioramento della reputazione aziendale
La gestione dei ricambi è a tutti gli effetti un’attività di post-vendita. Quando l’azienda offre un servizio adeguato, efficace, utile all’utente, l’immagine e la reputazione aziendale non può che giovarne. Il cliente misura la serietà e l’affidabilità dell’azienda anche per il servizio post vendita che questa offre. Un servizio all’altezza delle aspettative del cliente ne rafforza la fidelizzazione e pone le basi per acquisti futuri. Al contrario, un catalogo ricambi non adeguato non offre un buon servizio di post vendita, lo danneggia e incrina il rapporto con il cliente.
Diminuzione dei tempi di risposta al cliente
Un catalogo accessibile, di facile e immediata consultazione, consente all’utente di trovare più facilmente e rapidamente i ricambi di cui ha bisogno. Questo processo viene svolto in autonomia, risparmiando richieste, e-mail, telefonate e quindi lavoro all’azienda costruttrice.
Aumento dei ricavi
Offrendo un servizio adeguato, il cliente spontaneamente sarà portato a rivolgersi direttamente all’azienda per acquistare i ricambi. In questo modo non solo si evitano gli intermediari e i distributori, ma soprattutto si elimina il rischio che il cliente si rivolga a rivenditori non autorizzati.
Un buon manuale di ricambi è una soluzione win-win se redatto da professionisti
Il catalogo ricambi è un bene aziendale spesso sottovalutato ma che può fare la differenza sia per il cliente che per l’azienda. Trascurarlo è un rischio: è bene rivolgersi a professionisti con esperienza. Technolab Communication impiega personale specializzato nella redazione di manuali e documentazione tecnica, inclusi i cataloghi di ricambio. Technolab Communication impiega tecniche e strumentazione d’avanguardia con l’obiettivo di creare prodotti di comunicazione tecnica accessibili, chiari, efficaci e facili da consultare. Technolab Communication realizza cataloghi e manuali cartacei, digitali, video e multimediali. Il beneficio è notevole sia per gli utenti, sia per l’azienda. Technolab Communication offre soluzioni per la redazione di cataloghi ricambio personalizzate in base alle esigenze delle aziende. Technolab Communication diventa un partner per il raggiungimento degli obiettivi aziendali.
