Un manuale tecnico efficace non è un semplice insieme di istruzioni. Deve permettere all’utilizzatore di comprendere il prodotto, utilizzarlo correttamente, riconoscere i rischi e svolgere in sicurezza le attività previste durante il suo ciclo di vita.
Per scrivere un manuale tecnico chiaro e conforme è quindi necessario mettere insieme competenze tecniche, redazionali e normative. Struttura delle informazioni, terminologia, immagini, avvertenze di sicurezza e gestione delle revisioni devono essere progettate in modo coerente.
Vediamo quali sono gli aspetti principali da considerare nella redazione di un manuale tecnico.
1. Definire destinatari, prodotto e contesto di utilizzo
Prima di iniziare a scrivere è necessario capire con precisione chi utilizzerà il manuale.
Le informazioni destinate a un operatore specializzato non possono essere organizzate nello stesso modo di quelle rivolte a un utilizzatore non tecnico.
È quindi importante definire:
- tipologia e competenze degli utilizzatori;
- uso previsto del prodotto;
- condizioni di utilizzo;
- attività che l’utente dovrà svolgere;
- livello di conoscenza tecnica necessario;
- eventuali usi scorretti ragionevolmente prevedibili.
Questa analisi permette di stabilire il livello di dettaglio, il linguaggio e la struttura più adatti.
Un buon manuale deve fornire all’utente le informazioni necessarie nel momento in cui ne ha bisogno, evitando sia lacune sia informazioni superflue.
2. Organizzare il manuale con una struttura chiara
Una struttura coerente rende le informazioni più facili da trovare e utilizzare.
La configurazione dipende dal prodotto, ma un manuale tecnico può comprendere sezioni dedicate a:
- identificazione e descrizione del prodotto;
- informazioni generali sulla sicurezza;
- trasporto e movimentazione;
- installazione e montaggio;
- messa in servizio;
- utilizzo;
- regolazione;
- manutenzione;
- ricerca e risoluzione dei guasti;
- dismissione e smaltimento;
- dati tecnici;
- ricambi e componenti.
È importante utilizzare titoli chiari, una gerarchia coerente delle informazioni e procedure facilmente riconoscibili.
Anche sommari, indici, riferimenti incrociati e sistemi di navigazione contribuiscono alla qualità della documentazione, soprattutto quando il manuale è complesso o viene distribuito in formato digitale.
3. Utilizzare un linguaggio tecnico chiaro e coerente
La precisione tecnica non richiede necessariamente frasi complesse.
Per rendere un manuale più comprensibile è preferibile:
- utilizzare frasi brevi e dirette;
- privilegiare forme verbali chiare;
- descrivere un’azione per volta;
- mantenere coerente la terminologia;
- evitare sinonimi non necessari per lo stesso componente o la stessa funzione;
- limitare abbreviazioni e tecnicismi non spiegati;
- utilizzare elenchi e sequenze numerate per le procedure.
La gestione terminologica è particolarmente importante quando la documentazione viene tradotta in più lingue.
Usare sempre lo stesso termine per identificare lo stesso componente riduce le ambiguità, facilita il lavoro dei traduttori e migliora la coerenza dei manuali multilingue.
Per la documentazione tecnica in inglese possono inoltre essere utilizzati approcci di linguaggio controllato come ASD-STE100 Simplified Technical English, basati su regole di scrittura e terminologia controllata.
4. Collegare il manuale all’analisi dei rischi
Per macchine e prodotti che presentano rischi per l’utilizzatore, il manuale non può essere sviluppato indipendentemente dal processo di analisi e valutazione dei rischi.
Durante la progettazione devono essere individuati i pericoli, valutati i rischi e definite le misure necessarie per eliminarli o ridurli.
Quando un rischio non può essere eliminato completamente attraverso la progettazione o adeguate misure di protezione, deve essere valutata la necessità di comunicare all’utilizzatore il rischio residuo e le relative misure di prevenzione.
Il manuale deve quindi essere coerente con:
- uso previsto del prodotto;
- limiti di utilizzo;
- rischi residui;
- dispositivi di protezione;
- procedure operative;
- manutenzione;
- dispositivi di protezione individuale eventualmente necessari;
- comportamenti da evitare.
Analisi dei rischi e redazione del manuale dovrebbero quindi essere considerate attività integrate e non due processi indipendenti.
5. Utilizzare correttamente immagini, simboli e avvertenze
Disegni tecnici, schemi, fotografie, pittogrammi e illustrazioni possono rendere un’istruzione molto più immediata.
Gli elementi visivi devono però avere una funzione informativa precisa.
È opportuno:
- utilizzare immagini sufficientemente chiare e leggibili;
- rappresentare il prodotto nella configurazione corretta;
- evidenziare componenti e punti di intervento;
- mantenere coerenti simbologia e terminologia;
- posizionare immagini e istruzioni il più vicino possibile;
- evitare elementi grafici puramente decorativi.
Per la segnaletica di sicurezza, la ISO 7010 rappresenta uno dei principali riferimenti internazionali per i segnali destinati alla prevenzione degli incidenti, alla segnalazione dei pericoli e alle situazioni di emergenza.
Anche avvertenze, messaggi di pericolo e istruzioni di sicurezza devono essere strutturati e collocati in modo coerente con il rischio che intendono comunicare.
6. Progettare il manuale pensando anche alla traduzione
Quando un prodotto viene commercializzato in più Paesi, il manuale deve essere progettato fin dall’inizio anche in funzione della traduzione tecnica.
Una documentazione sorgente chiara e strutturata consente di migliorare la qualità delle traduzioni e ridurre tempi e costi di localizzazione.
È utile, ad esempio:
- utilizzare una terminologia controllata;
- eliminare ambiguità;
- evitare riferimenti culturali non necessari;
- mantenere coerenti frasi e strutture ricorrenti;
- separare correttamente testo e grafica;
- prevedere l’espansione del testo nelle diverse lingue;
- gestire in modo strutturato varianti e versioni.
L’impiego di glossari, memorie di traduzione e sistemi di gestione dei contenuti consente inoltre di mantenere maggiore coerenza tra documenti, versioni e lingue.
7. Gestire revisioni e aggiornamenti
Un manuale tecnico non è necessariamente un documento definitivo.
Modifiche al prodotto, nuove configurazioni, aggiornamenti software, variazioni normative o correzioni possono richiedere una revisione della documentazione.
È quindi importante definire un sistema che permetta di identificare:
- versione del documento;
- data di revisione;
- modifiche apportate;
- prodotto o configurazione a cui il manuale si riferisce;
- stato di approvazione;
- documenti sostituiti.
Una corretta gestione delle revisioni riduce il rischio che clienti, tecnici o operatori utilizzino informazioni non più aggiornate.
8. Validare il manuale prima della pubblicazione
Prima della consegna è opportuno verificare il manuale sotto diversi punti di vista.
La validazione può comprendere:
- controllo tecnico dei contenuti;
- verifica delle procedure;
- controllo delle informazioni di sicurezza;
- revisione linguistica;
- verifica terminologica;
- controllo di immagini e riferimenti;
- verifica della navigazione;
- controllo della corrispondenza tra manuale e configurazione del prodotto.
Quando possibile, è utile verificare le istruzioni anche con persone che rappresentano gli effettivi destinatari del documento.
Una procedura può infatti essere tecnicamente corretta ma risultare difficile da comprendere o da eseguire nella pratica.
Quali norme considerare nella redazione di un manuale tecnico?
Non esiste un unico standard applicabile indistintamente a ogni manuale. I riferimenti devono essere individuati sulla base del prodotto, del mercato e della normativa applicabile.
Tra quelli più frequentemente utilizzati nella comunicazione tecnica rientrano:
- IEC/IEEE 82079-1:2019, che definisce principi e requisiti generali per la preparazione delle informazioni per l’uso di prodotti;
- ISO 12100, per i principi di valutazione e riduzione del rischio delle macchine;
- ISO 7010, per i segnali di sicurezza;
- ASD-STE100 Simplified Technical English, per la redazione di documentazione tecnica in inglese mediante linguaggio controllato.
A questi riferimenti devono essere affiancati i requisiti previsti dalle normative specificamente applicabili al prodotto.
L’utilizzo di uno standard non determina, da solo, la conformità legislativa: il manuale deve essere sviluppato considerando l’intero quadro normativo pertinente.
Manuali tecnici e Regolamento Macchine (UE) 2023/1230
Per i fabbricanti di macchine è particolarmente importante prepararsi al Regolamento (UE) 2023/1230, che sarà applicabile dal 20 gennaio 2027 e sostituirà la Direttiva Macchine 2006/42/CE.
Il Regolamento conferma l’importanza delle istruzioni per l’uso e introduce un quadro più preciso anche per la loro distribuzione digitale.
Le istruzioni possono essere fornite in formato digitale, a determinate condizioni. Devono, tra l’altro, poter essere scaricate, stampate e salvate dall’utilizzatore e rimanere accessibili online durante il ciclo di vita previsto del prodotto e comunque per almeno dieci anni dopo l’immissione sul mercato.
Su richiesta dell’utilizzatore al momento dell’acquisto, il fabbricante deve inoltre fornire gratuitamente le istruzioni in formato cartaceo entro un mese.
Per le macchine destinate a utilizzatori non professionali, o che possano ragionevolmente essere utilizzate da non professionisti, le informazioni essenziali per la sicurezza devono essere fornite anche in formato cartaceo.
Per le aziende che producono macchine, il passaggio al nuovo Regolamento rappresenta quindi anche un’opportunità per verificare struttura, contenuti, formati e processi di gestione dei propri manuali tecnici.
Checklist: cosa verificare prima di pubblicare un manuale tecnico?
Prima della consegna del documento è utile controllare almeno che:
- destinatari e uso previsto siano stati chiaramente identificati;
- la struttura permetta di trovare rapidamente le informazioni;
- terminologia e denominazioni siano coerenti;
- procedure e sequenze operative siano comprensibili;
- rischi residui e informazioni di sicurezza siano correttamente gestiti;
- immagini, simboli e riferimenti siano coerenti con il testo;
- il manuale corrisponda alla configurazione effettiva del prodotto;
- siano stati considerati i requisiti normativi applicabili;
- versioni e revisioni siano tracciabili;
- la documentazione sia predisposta correttamente per eventuali traduzioni;
- sia stato effettuato un controllo tecnico e redazionale finale.
Come può supportarvi Technolab
La redazione di un manuale tecnico richiede la capacità di trasformare informazioni provenienti da progettisti, tecnici, analisi dei rischi e normative in una documentazione chiara, coerente e realmente utilizzabile.
Technolab supporta le aziende nella redazione e gestione della documentazione tecnica, dalla raccolta e organizzazione delle informazioni alla realizzazione di manuali di uso e manutenzione, istruzioni, cataloghi e documentazione multilingue.
L’integrazione tra comunicazione tecnica, gestione terminologica, traduzione e strumenti digitali permette inoltre di costruire processi documentali più efficienti e facilmente aggiornabili nel tempo.
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Un manuale ben progettato migliora la sicurezza e l’esperienza dell’utilizzatore, facilita manutenzione e assistenza e contribuisce alla corretta gestione degli obblighi documentali del prodotto.
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Scrivere un manuale tecnico efficace significa unire precisione, chiarezza e conformità normativa.
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