Stai redigendo un manuale e sei sicuro che il paragrafo che ti serve sia già stato scritto. Probabilmente si trova nel manuale di qualche macchina simile, quindi perché riscriverlo? Meglio recuperare quanto di già esistente. Sfoglia l’archivio, verifica che il file individuato sia aggiornato alla versione più recente, aprilo e cerca il paragrafo che ti serve. Se sei fortunato, ti ricordi il titolo e lo trovi tra le voci del sommario… Ma sono le 10:00 e la fortuna è andata a bersi un caffè. Non puoi far altro che andare a tentativi e cercare pagina per pagina quello che ti serve. Dura la vita del technical writer, vero? E se il manuale deve anche essere tradotto in mille mila lingue? Aiuto!
Ma c’è sempre una luce in fondo al tunnel, e stavolta ha anche un nome: CMS.
Cos’è esattamente un CMS?
Acronimo di Content Management System, si tratta di una piattaforma software progettata per la creazione, la modifica e la gestione di contenuti in un numero indefinito di lingue.
Come funziona un CMS?
È più facile a farsi che a dirsi, ma ha una necessità imprescindibile: la classificazione dei contenuti che vogliamo inserire. Qualsiasi manuale è formato da diverse tipologie di contenuto che devono essere categorizzate tramite label predefinite che rendono il contenuto “parlante” e ben riconoscibile. Dalla banale suddivisione tra testi, immagini o file multimediali, a una classificazione più granulare, che fraziona un documento in titoli, paragrafi, warning, riferimenti normativi, ecc…
Una volta individuati e categorizzati tutti gli elementi (o topic), potremo:
- inserirli in una grande struttura che conterrà il nostro manuale
- conservarli nella piattaforma stessa per riutilizzarli un numero indefinito di volte, per modificarli, aggiornarli, duplicarli e tradurli in quante lingue vogliamo
Il risparmio di tempo e costi rispetto alla tradizionale gestione di file è considerevole, soprattutto quando abbiamo a che fare con un gran numero di documenti molto simili tra loro e in più versioni linguistiche. Eppure, se i CMS sono ampiamente utilizzati nel mondo digitale, sono meno conosciuti e amati dal mondo della comunicazione tecnica, ancora legato a una gestione “manuale” dei documenti.
Perciò abbiamo preparato una lista di “pro” per convincere anche i fan più irriducibili di Word che il CMS può portare solo benefici nella gestione e nella traduzione della documentazione tecnica. Buona lettura!
Struttura flessibile dei contenuti
I topic sono categorizzati in modo gerarchico e strutturato, si individuano velocemente e possono essere utilizzati come tanti pezzi di un puzzle per creare un numero indefinito di documenti.
Quali benefici per la traduzione?
Ogni topic è legato indissolubilmente alla sua traduzione (se esistente), e le operazioni strutturali fatte alla lingua sorgente vengono replicate automaticamente a tutte le versioni in lingua del manuale. Perciò se creiamo il manuale B utilizzando i topic del manuale A (già tradotto in precedenza), avremo la traduzione del manuale B già pronta, senza chiedere aiuto ai traduttori.
Univocità
La corretta organizzazione dei contenuti permette che ogni topic sia univoco.
Ciò significa che se il capitolo “avvertenze generali” si ripete invariato in 10 manuali, il CMS ci permette, con un clic, di modificare una volta sola quell’unico topic in italiano e nelle lingue, e le modifiche saranno propagate automaticamente a tutti i manuali che contengono quel topic.
Quali benefici per la traduzione?
Una maggiore uniformità tra i manuali e coerenza fra versione in italiano e in lingua.
Un risparmio di tempo e di costi di traduzione, perché si possono aggiornare più documenti contemporaneamente, senza lavorare sui manuali fisici.
Localizzazione efficiente
Alcuni CMS dispongono di strumenti per gestire il flusso di traduzioni in caso di manuali da tradurre integralmente o parzialmente. Il traduttore può effettuare la traduzione direttamente nell’interfaccia o mediante esportazione e importazione dei soli topic da tradurre, riducendo tempi e costi.
Impaginazione automatica
Dopo aver definito e realizzato il layout più adatto ai documenti da pubblicare, basterà organizzare i contenuti all’interno del CMS ed esportarli. Il documento verrà pubblicato in automatico, comprese le versioni tradotte. La comodità è indubbia, soprattutto nel caso di manuali multilingua.
Facilità di utilizzo
Anche se di primo acchito qualche dubbio è concesso, una volta capito il meccanismo del CMS la gestione dei contenuti è davvero un gioco da ragazzi. L’interfaccia è intuitiva e permette a più utenti di lavorare contemporaneamente agli stessi file.
Pronto a dire addio alle mille versioni del tuo file in archivio, ai commenti e alle evidenze per rendere visibili le modifiche effettuate? Pronto a dimenticare le mail per i traduttori con allegati pesanti, i link WeTransfer che scadono, i word corrotti o eliminati erroneamente (e inesorabilmente!!!) dal server?
Contattaci subito per avere maggiori informazioni su come gestiamo le traduzioni in CMS!